Organizacija kongresa:
Godinu dana ranije tražiti sponzore
- objaviti prvi poziv najkasnije do 6 mjeseci prije kongresa – poslati materijale za objavu na www.hdf.hr, drugi poziv poželjno do mjesec dana pred kongres s jasnom naznakom oblika sažetka (dužina, naznaka prvog autora, shema izgleda), postera i vremenima prezentacije
- zbog prijave za bodove liječničkoj komori potrebno je imati okviran program s pozvanim predavačima 2 mjeseca prije kongresa
- dogovoriti smještaj pozvanih predavača 3 mjeseca prije kongresa, jasno odrediti da li će smještaj biti plaćen i članovima UO
- odrediti dead – line za prijavu sažetaka i registraciju – tjedan dana prije objave poslati registracijski obrazac s pitanjima vezanim uz potrebe organizatora
- najkasnije do 6 mjeseci prije održavanja kongresa dogovoriti lokaciju (broj ljudi u dvorani, dostupnost interneta zbog predavača koji drže predavanje Online, osigurati ZOOM link u dovoljnom trajanju, ili bilo koju drugu platformu u dogovoru s predavačima), dogovoriti da li su sponzorirane dvorane, dobiti logo sponzora dvorana, dogovoriti svečanu večeru, trošak po osobi, dogovoriti način plaćanja svečane večere
- dogovoriti izlet te način plaćanja ako je predviđen, najkasnije 3 mjeseca prije održavanja kongresa
- po završetku prijava poslati popis da se utvrdi tko što mora platiti - završni program odmah nakon završetka prijava, ne zaboraviti naznačiti vrijeme za registraciju u programu
- kod većih kongresa, poslati sve sažetke na ocjenu znanstvenom odboru
- 2-3 dana nakon završetka prijava izraditi knjigu sažetaka s jasno označeni autorima koji prezentiraju – objava na www.hdf.hr – svakako sakupiti SVE sažetke, a tko ne želi predati sažetak kao pozvani predavači trebao bi se izjasniti mailom da to ne želi
- doći najkasnije dan prije početka kongresa na lokaciju sa sobom odnijeti:
- sve materijale koji se dijele sudionicima tijekom registracije
- panoe za postere ako su u printanom obliku – registrirani sudionici MORAJU biti obaviješteni odmah nakon dead-line ako je došlo do promjene oblika izlaganja postera ili dužine trajanja predavanja
- točan popis registriranih znanstvenika, popis osoba koje moraju platiti ili kotizaciju ili članarinu, plakati ili obavijesti koja se postavlja na vrata dan prije početka kongresa da sudionici znaju gdje moraju ući, imena sudionika, imena voditelja sesija, natpis “Registracija“, nagrade za najbolje prezentacije (poster i oral) po mogućnosti sponzorirane, isprintani certifikati na debljem papiru
- kad počne registracija netko iz organizacijskog odbora MORA biti na mjestu za registraciju zbog naplaćivanja kotizacija ili članarina – pristup kongresu nema onaj koji nije platio
- certifikate za sudionike gdje će se na licu mjesta upisivati ime i prezime te se može predavati sudionicima pri registraciji (aktivno, pasivno, ili koju god još kategoriju dodamo jer se ukazala potreba za tim)
- nakon uspješnog kongresa što prije poslati račune rizničarki – izdavanje računa je jako važno da bi se od ministarstva mogla dobiti sredstva– obavezno se svake godine za ta sredstva treba javiti, bez iznimaka